大量电子文档如何管理？微鳄365助力企业高效管理
概要：本文介绍了随着信息化技术的发展，电子文档管理面临的挑战和解决方案。其中介绍了天翎旗下的微鳄365作为数字化转型解决方案，通过群晖NAS实现本地化部署，提供容量大、存取方便、权限管理、信息安全、智能检索和分类存储等功能，帮助企业解决电子文档管理中遇到的问题。
关键词：本地化部署，权限管理，智能检索，文档分类
随着信息化技术的不断发展，各类组织和企业存储的电子文档数量也呈现出快速增长的趋势。虽然数字化带来了许多便利性，但是大量电子文档的管理和处理也带来了一系列的难题：
- 存储空间不足：电子文档数量越来越多，导致存储空间不足，需要不断扩容。
数据安全问题：随着数据量的增加，电子文档管理面临的风险也越来越高，如数据泄露、数据损坏等。
- 权限管理困难：繁杂的文件目录和权限设置，使得管理难度大增，容易出现权限不足或权限过度的问题。
- 检索效率低：由于电子文档数量庞大，搜索和检索耗费较多时间，影响办公效率。
版本控制混乱：随着文档的修改和更新，版本控制的混乱使得文档管理更加困难。
- 文档分类不清晰：由于缺乏有效的分类标准，电子文档经常被放置在错误的位置，导致查找的困难。
为解决上述问题，需要采取科学的电子文档管理措施。如利用现代化的文档管理工具对文档进行集中管理、分类存储、权限控制和版本管理等，同时也需要加强员工对文档管理的培训和指导，从而提高办公效率、减少人力物力资源浪费以及降低管理风险。
天翎旗下的微鳄365，基于天翎低代码平台设计，结合群晖NAS实现本地化部署，为企业提供一站式数字化转型解决方案。
群晖NAS可以存储各种文件（表格、文档、思维导图、视频、图片等），用于存储与展示，天翎文档管理系统可将业务中零散的信息资料进行统一的存储、整理、展现，形成体系与交互，支持团队成员进行在线编辑协作。
1 容量大，存取方便
支持本地部署，添加扩展柜进行在线扩容，可支持多达 180 个硬盘，提供 PB 级净存储容量，轻松满足影视后期制作、大规模监控部署等大容量存储需求。
群晖NAS支持 SMB / NFS / FTP 等多种传输协议，局域网内共享。无需自建 FTP，即可跨平台、多终端随时存取；总部和分支机构间也能便捷下发和上收文件。
2 权限管理，信息安全
- 权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失
- 可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。
- 按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。
- 文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。
（图释：天翎权限管理界面）
3 智能检索，查询方便
多维度、多类型的检索，精准定位信息
天翎知识文档系统支持按照部门维度、员工维度进行全文检索，支持高级检索，如模糊搜索、分词搜索、编号搜索等，同时体现最新浏览，最新分享，最新搜索，移动端检索功能，搜索结果根据标签权重进行排序。
（图释：天翎知识文档系统检索）
4 分类存储，省时省力
（1）文档库目录根据文档的用途不同分4种地图浏览方式，零件结构树、性能结构树、项目结构以及组织结构。
按照组织架构分类：按部门的维度整理部门的知识体系，也可以按照团队，可在移动端查看部门KM，其中包含部门文件库分类管理，文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。
按照标签分类：支持在批量上传的同时对文档批量做标签，同时支持一文档多标签的形式，支持标签的分类管理；如果在一定词频和词库基础上，继续添加文档，系统会自动匹配标签。
按文档类型分类：文件夹的文档、视频、音频几种分类：文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。
（2）版本管理：始终显示最新版本，同时保留历史版本数据，告别版本混乱。
（图释：天翎KMS标签分类）