大量电子文档如何管理?微鳄365助力企业高效管理

概要:本文介绍了随着信息化技术的发展,电子文档管理面临的挑战和解决方案。其中介绍了天翎旗下的微鳄365作为数字化转型解决方案,通过群晖NAS实现本地化部署,提供容量大、存取方便、权限管理、信息安全、智能检索和分类存储等功能,帮助企业解决电子文档管理中遇到的问题。

关键词:本地化部署,权限管理,智能检索,文档分类

随着信息化技术的不断发展,各类组织和企业存储的电子文档数量也呈现出快速增长的趋势。虽然数字化带来了许多便利性,但是大量电子文档的管理和处理也带来了一系列的难题:

  • 存储空间不足:电子文档数量越来越多,导致存储空间不足,需要不断扩容。

数据安全问题:随着数据量的增加,电子文档管理面临的风险也越来越高,如数据泄露、数据损坏等。

  • 权限管理困难:繁杂的文件目录和权限设置,使得管理难度大增,容易出现权限不足或权限过度的问题。
  • 检索效率低:由于电子文档数量庞大,搜索和检索耗费较多时间,影响办公效率。

版本控制混乱:随着文档的修改和更新,版本控制的混乱使得文档管理更加困难。

  • 文档分类不清晰:由于缺乏有效的分类标准,电子文档经常被放置在错误的位置,导致查找的困难。

为解决上述问题,需要采取科学的电子文档管理措施。如利用现代化的文档管理工具对文档进行集中管理、分类存储、权限控制和版本管理等,同时也需要加强员工对文档管理的培训和指导,从而提高办公效率、减少人力物力资源浪费以及降低管理风险。

天翎旗下的微鳄365,基于天翎低代码平台设计,结合群晖NAS实现本地化部署,为企业提供一站式数字化转型解决方案。

群晖NAS可以存储各种文件(表格、文档、思维导图、视频、图片等),用于存储与展示,天翎文档管理系统可将业务中零散的信息资料进行统一的存储、整理、展现,形成体系与交互,支持团队成员进行在线编辑协作。

1 容量大,存取方便

支持本地部署,添加扩展柜进行在线扩容,可支持多达 180 个硬盘,提供 PB 级净存储容量,轻松满足影视后期制作、大规模监控部署等大容量存储需求。

群晖NAS支持 SMB / NFS / FTP 等多种传输协议,局域网内共享。无需自建 FTP,即可跨平台、多终端随时存取;总部和分支机构间也能便捷下发和上收文件。

2 权限管理,信息安全

  • 权限管理:细密的权限设置,灵活的权限组合,可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限,系统支持目录权限设置及单文件权限设置,防止文档泄密,有效控制各种损失
  • 可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。
  • 按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。
  • 文档查看、下载、打印自加动态水印,正文、附件都可以设置水印,有效防止文档外泄。
大量电子文档如何管理?微鳄365助力企业高效管理

(图释:天翎权限管理界面)

3 智能检索,查询方便

多维度、多类型的检索,精准定位信息

天翎知识文档系统支持按照部门维度、员工维度进行全文检索,支持高级检索,如模糊搜索、分词搜索、编号搜索等,同时体现最新浏览,最新分享,最新搜索,移动端检索功能,搜索结果根据标签权重进行排序。

大量电子文档如何管理?微鳄365助力企业高效管理

(图释:天翎知识文档系统检索)

4 分类存储,省时省力

(1)文档库目录根据文档的用途不同分4种地图浏览方式,零件结构树、性能结构树、项目结构以及组织结构。

按照组织架构分类:按部门的维度整理部门的知识体系,也可以按照团队,可在移动端查看部门KM,其中包含部门文件库分类管理,文件夹的上传,批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

按照标签分类:支持在批量上传的同时对文档批量做标签,同时支持一文档多标签的形式,支持标签的分类管理;如果在一定词频和词库基础上,继续添加文档,系统会自动匹配标签。

按文档类型分类:文件夹的文档、视频、音频几种分类:文件夹的上传,批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

(2)版本管理:始终显示最新版本,同时保留历史版本数据,告别版本混乱。

大量电子文档如何管理?微鳄365助力企业高效管理

(图释:天翎KMS标签分类)

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